Saya membuat catatan ini sebagai panduan kasar bagaimana cara kerja Situbucang, agar mudah diteruskan untuk teman-teman ortu/panitia lain di masa mendatang. Saya setidaknya sudah mengikuti 3-4 kali Situbucang sejak mulai menyekolahkan anak-anak di Semi Palar. Di awal saya bingung gimana caranya mengumpulkan dan mensortir buku, lama-kelamaan menjadi terbiasa. Namun ternyata tidak terlalu mudah untuk menuangkan apa yang saya ingat, sebagian karena banyak lupanya, maka dari itu saya coba rangkumkan saja semoga bisa jadi garis besar ya. Tulisan ini bersifat terbuka, jika ada yang kurang sesuai silahkan meninggal pesan di kolom komentar. 

Situbucang adalah singkatan dari Silih Tuker Buku Rencang, saling bertukar buku bersama teman (ind.), yang biasanya menjadi acara di hari terakhir Festival Literasi Semi Palar. Terbuka untuk seluruh anak dan ortu. Spiritnya adalah bertukar buku yang kita ingin teman kita bisa baca karena isinya menarik, tidak perlu banyak yang penting isi dan kondisinya baik. 

Situbucang secara garis besar tahapannya adalah Persiapan -> Acara -> Evaluasi, lebih detilnya seperti ini:

1. Rapat koordinasi dengan Tim Festlit lain, outputnya adalah timeline publikasi, pengumpulan buku, pengumpulan kardus, print form, dll.
2. Persiapan Form Situbucang yang perlu diprint:
   • Form Pengumpulan Buku, untuk ditempel di kardus yang akan disebar ke setiap kelas. Dikoordinasikan oleh ortu kepada Tim Mujaer.
   • Form Festlit Buku Bintang yang di dalamnya ada bagian yang perlu digunting pada saat anak mau mengumpulkan buku. Form ini diurus oleh Kakak.
   • Form Jejak Kepemilikan, untuk ditempel di setiap buku layak yang ditukarkan di Situbucang. Setiap tahun akan perlu sekitar 1000 lembar. Dikoordinasikan oleh ortu kepada Tim Mujaer.
   • Form Tanda Terima Kasih, untuk ditempelkan di Buku Bintang anak-anak yang sudah mengumpulkan buku, perlu dipersiapkan sebanyak siswa KBTK & SD sekitar 180 lembar. Dikoordinasikan oleh ortu kepada Tim Mujaer.
   • Token Penukaran Buku, ada 2 jenis token, Token Kuning untuk penukaran buku anak, Token Putih untuk penukaran buku umum.
3. Publikasi, idealnya mulai 1 bulan sebelum hari H, dilakukan melalui poster Festlit, sosialisasi ke setiap kelas oleh kakak dan panitia, terakhir melalui Buku Bintang.
4. Pengumpulan buku, idealnya 3 minggu sebelum Situbucang sudah mulai menyebarkan kardus ke setiap kelas dan daerah depan kantor sambil sosialisasi kelas.
5. Sortir, idealnya dilakukan 3 minggu sebelum Festlit dimulai, dilakukan secara bertahap. H-3 minggu cukup 1 kali , H-2 minggu cukup 2-3 kali, H-3 minggu 3-4 kali atau setiap hari. Pengumpulna buku paling banyak biasanya terjadi di penghujung H-2 minggu dan minggu terakhir pengumpulan. Sortir ini gampang-gampang susah, terkadang bisa sangat subjektif karena sangat berdasar penilaian pensortir, karenanya sortir ramai-ramai akan lebih baik agar bisa mendapat pendapat pensortir lain. Apa saja yang dilakukan saat sortir:
   • Memastikan kelayakan buku.
   • Memilah buku berdasarkan kelompok umurnya: KB-TK, SD1-2, SD3-4, SD5-6, SMP-KPB, Umum, Buku Tanpa Token (buku keagamaan), dan Buku Gratis (buku rusak yang masih bisa dibaca).
   • Menentukan jumlah token yang didapatkan setiap pengumpul buku.
     • Catatan: Buku untuk jenjang KB-SD6 menggunakan Token Anak. Buku untuk jenjang SMP, KPB, Umum menggunakan Token Umum.
   • Menginput data pengumpulan pada database, saat ini platform yang digunakan adalah Airtable.
   • Beberapa panduan di bawah ini dapat mempermudah penilaian sortir:
     • Hitung buku pada saat mengambil dari kardus di setiap kelas, pastikan angkanya sama dengan yang dituliskan di Form Pengumpulan Buku.
     • Periksa kondisinya kelayakan buku, jika ada buku yang rusak berusaha diperbaiki sedikit, jika tidak bisa maka dimasukkan ke dalam Buku Gratis dan tidak mendapat Token.
     • Buku keagaamaan yang terlalu spesifik masuk ke dalam Buku Tanpa Token. Pengumpul buku tetap mendapatkan Token.
     • Buku yang kondisinya sudah tidak layak tapi kira-kira masih ada yang bisa membaca masuk ke dalam Buku Gratis.
     • Hitung buku yang dimasukkan ke setiap sortiran jenjang setiap hari setelah selesai sortir, untuk mengetahui jumlah fisik buku di kotak sortir untuk setiap jenjang.
6. Perhitungan akhir, setelah selesai mensortir semua buku tahap terakhir adalah mencocokan jumlah token pada setiap jenjang dengan jumlah buku yang ada untuk setiap jenjang, jangan lupa kalau bisa dilebihkan sekitar 15-20 buku per jenjang agar anak-anak punya pilihan. Biasanya disini akan relokasi buku untuk memenuhi jumlah token yang tersebar, ada yang dinaikan atau diturukan dari jenjang yanh berdekatan.
7. Hari Situbucang, untuk ini yang perlu dipersiapkan adalah:
   • Tempat, koordinasi bersama Kak Imam untuk mempersiapkan tempatnya. Perlu terpal untuk alas buku dan kain hitam untuk penutup buku.
   • MC kondangnya, biasanya yang mengisi Ibu Mita, Pak Mo, Bu Rani yang selalu seru, sambil diselingi tebak-tebakan dan rekomendasi buku untuk teman-teman.
   • Jadwal, biasanya jenjang KBTK, SMP, KPB adalah yang pertama. SD1-2 sesi kedua, SD3-4 sesi ketiga, baru penutup SD5-6. Karena biasanya buku di jenjang SD5-6 paling sedikit, jadi punya kesempatan untuk mengambil dari jenjang bawah maupin atas dengan pendampingan. Namun jadwal ini bisa berubah, disesuaikan dengan kegiatan kelas dan kebutuhan.
   • Meja penukaran token, dimana para ortu panitia akan mengecek kembali kesesuaian buku yang diambil, jumlah token yang digunakan, dan menginput data token kedalam Airtable.
8. Sisa buku, buku yang tersisa dari Situbucang biasanya memang buku yang sudah tidak ada yang berminat untuk mengambil. Buku-buku ini bisa ditawarkan ke komunitas pengumpul buku, jika tidak ada yang mau juga maka rumah terakhirnya adalah bank sampah.
9. Evaluasi bersama rekan-rekan Festlit lain agar tahun depan berjalan dengan lebih baik.

Tak disangka banyak juga perintilannya, tapi tenang saja tidak ribet sama sekali malah menyenangkan bisa dikelilingi banyak teman-teman dan buku-buku menarik. 

Semoga tulisan ini dapat membantu rekan-rekan lain yang akan membantu Festlit tahun-tahun berikut agar mudah dan tidak bingung.

Sekian dan terima kasih 😊